忘年会の案内文の書き方はどうすればいい? メールの文章例は?
こんにちはトレンドボーイです。さて、年の瀬まであと1ヶ月ちょっとですが、みなさんどうお過ごしですか? 12月は師走と言われるように、一気に忙しくなる季節ですね。
こと1年もあっという間に終わり、”気づいたら新年!” と気持ちの切り替えが大変だったりしますが、1年の締めくくりとして、やはり欠かせないのが「忘年会」です。
この忘年会の幹事になると、日時と場所の予約や人数の確認、また会社の人間関係など実務以外で頭を悩ませることも多いですが、特に考えることがあるとすれば、やはり案内文をどう書くかではないでしょうか? どのように送れば失礼がないか、また分かりやすいかなど、考えることがいっぱいです。
そこで今回は、忘年会の案内文の書き方などについて、詳しく調べて見ましたので、その結果を今からメールの文章例などを交えながら、詳しくご紹介していきたいと思います。ではスタート!
このページの目次
忘年会の案内文の役割や内容は? マナーは?
さて、まずは案内文の内容について触れる前に、そもそもの案内文の役割について見ていきましょう。具体的には以下の2つがあります。
- 1. 通知と招待: 忘年会の目的や日時、場所や費用などの詳細のおしらせ。
- 2. 出欠確認：予算や会場の広さに関わる参加人数の把握。
案内文の役割はこのようになっています。それと、この案内文を出す時期は、遅くとも1ヶ月前までにアナウンスして、期限を決めて出欠を確認します。年末は特にお店の予約が取りづらいので、早めの集計が好ましいですね。
話を戻しまして、次に案内文の大まかな内容についてですが、まずは例として以下のことを記載してみてください。(なお、今回はメールでの案内文の送り方の例を書いていきます。)
1. 案内文の件名は端的で分かりやすく書く書きます。具体的には、「XX部忘年会のおしらせ」や「2016年度 XX部の忘年会について」など、部署名などを記載すると良いでしょう。(「お疲れ様」です。「お世話になります。」などの表現はなるべく避けましょう。
あとは、迷惑メールと間違えられないように注意を払う必要もあります。(例えば、ただ「告知」や「重要事項」などと書くと、間違って消される可能性があるので、注意が必要ですね。)
2.案内文の本文は、宛先は「宛先各位」や「XX部のみなさまへ」など、社内の場合は簡単に書きます。それと、本文の方もなるべく簡潔に書き、尚且つ出欠を取りたい旨を、メールの受け取り手にきちんと伝えるようにします。
なので、案内文に改行や空白、重要な部分を赤字にしたりリンクなどを使って、見やすさにこだわることも大切です。それと、文末の著名には、誰が書いたか分かるように、幹事のメールアドレスや連絡先などを記載します。
3.その他の注意点として、機種依存文字や大きな添付ファイル、個人情報が載っている内容などを送らないようにしましょう。特に、案内文を送る前は、ウイルスなどのセキュリティ対策をキチンと行っているか確認する必要があります。
忘年会の案内文の書き方は? 文章例をご紹介!
さて、それでは次に、前項の内容を踏まえて、実際に案内文はどのように書けば良いか見ていきましょう。ここでは分かりやすいように文章例をご紹介します。
まず、以下は職場内に送る、忘年会の案内文のサンプルメールです。先程お伝えしたように、改行などを所々でうまく入れたり、期日などは赤字にして分かりやすくしたりします。そして、出欠の確認欄を設けて、受け取る人が簡単に返信出来るようにします。
忘年会の案内文の例(職場内)
件名： XX月XX日忘年会のお知らせ
本文：
○○部の皆様 お疲れ様です。○○部 川村です。年末恒例の忘年会についてのご連絡です。
この度、○○年度の忘年会の日取り及び場所が決まりましたので、下記の通りご連絡申し上げます。
今年の幹事は私、川村が行いますので、何かございましたらお知らせください。
※以下詳細
- 1.日時：12月21日(金曜日) 19：00～
- 2.場所：忘年会屋 品川店 (JR 品川駅 港南口 徒歩5分 tel.03-1234-xxxx HP.http://xxxx.xxx)
- 3.参加費 4,000円
当日は、ハズレ無し＆豪華賞品が当たる催しなども開催します。お忙しい時期かと思いますが、できる限り参加頂けますと幸いです。
尚、当日の出欠については、以下に出欠確認欄がございますので、そちらを利用し、12月10日までに川村までご連絡下さい。(○をしてそのまま引用返信してお知らせください。)
ご連絡のほどお待ちしております。
- ■出欠連絡欄
当てはまる方に◯をお願いします。
出席()・欠席()
名前：
以上、職場内の忘年会の案内メールの書き方は以上となります。また、以下はおまけですが、同期の間で送るようなカジュアルな忘年会の案内文の文章例なども調べたので、そちらについてもご紹介させて頂きますね。^^
忘年会の案内文の例(同期間)
件名： ◯◯年同期の忘年会について(詳細決定)
本文：
◯◯年度 同期の皆様。お疲れ様です、○○部の田川です。
今年も残すところあと少しですが、皆さん元気でお過ごしでしょうか? ◯◯年入社以来、毎年恒例になってる同期だけの忘年会は、早くも○○回目となりました。
そんな待ちに待った忘年会の日取りなどの詳細が決まりましたので、ご連絡いたします。(今回は、少し奮発して◯◯◯を予約しました。もちろん飲み放題です。)
去年の幹事から引き継ぎ、今年は田川が幹事をやらせていただきます。何か要望や質問があれば、遠慮なくお知らせください。
なお、今年はスペシャルゲストとして、昨年退職した◯◯さんも参加予定です。
※以下日時や場所などの詳細
- 1.日時： 12月21日(金) 19:00～21:00(飲み放題 2時間)
- 2.場所：ビュッフェ「bounenkai」(JR 新宿駅 西口徒歩5分 HP.http://www.bounenkai.xxx/ tel.03-1234-xxxx)
- 3.会費 4,000円
尚、今回はコース料理のため、人数確定が◯月◯日までとなります。そのため、出欠は12月10日までに、メール返信でお知らせください。(引用返信で構いません。)
- ■出欠連絡欄
当てはまる方に◯をお願いします。
出席()・欠席()
名前：
※期日を過ぎた場合は、「欠席」とさせていただきますので、ご了承ください。会費は後日集金しますのでご協力の程よろしくお願いします。
以上このようになっています。それと、これらの文章例はあくまでも一例なので、その他にも、メールにコース料理や店の写真の添付、会社からお店までの行き方などを詳しく記載しておくと、受け取る方を配慮したメールになると思います。
忘年会の案内文の書き方についての記事-終わり-
さて今回は、忘年会の案内文の書き方や文章例などについて調べて書いてみましたが、いかがでしたでしょうか? 毎年の忘年会シーズンに、”案内文を書く暇がない”という幹事の方の助けになればと思います。^^
という訳で、今回の記事は以上となりますが、最後に、お笑い芸人が指南する忘年会のネタについての動画を見つけましたので、楽しい忘年会の余興として参考にしてみてください。(Youtube/教えて!goo 公式チャンネルより)
